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«Wow, Herr Müller, in drei Monaten gehen Sie in den Ruhestand, wie die Zeit vergeht. Wir müssen unbedingt einmal zusammensitzen, damit wir im Detail aufarbeiten können, was Sie nebst Ihrem eigentlichen Aufgabengebiet noch alles für das Unternehmen bewirken»… so oder ähnlich hört es sich oft an, wenn verdiente Mitarbeitende kurz vor der Pensionierung stehen.
Dabei ist gerade das Ausscheiden von Mitarbeitenden aus Altersgründen planbar. Mit einer vorausschauenden Planung hätte das Unternehmen genügend Zeit diese Übergänge tatsächlich zu managen – statt im letzten Moment zu improvisieren.
Grundsätzlich stellen sich hier drei Themenkreise:
- Funktionsbeschreibung
- Verantwortlichkeiten
- Zeitpunkt und -plan
Funktionsbeschreibung
Ich erlebe oft, dass die Unternehmen über grossartige Qualitätshandbücher inklusive den entsprechenden Funktionsbeschreibungen verfügen. Sobald es aber um den konkreten Fall geht, heisst es oft, «Wir müssen den Aufgabenkatalog noch aktualisieren». Das zeigt sich besonders, wenn langjährige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen – etwa der Disponent, der über Jahre ein eigenes Netzwerk zu Kunden und Frachtführern aufgebaut hat, oder der Niederlassungsleiter mit informellen Kontakten oder nicht dokumentiertem Behördenwissen. Oft wurde die Stelle vor x-Jahren massgeschneidert geschaffen und ein eigentliches Pflichtenheft gibt es nicht. Bedenken Sie zudem: Jüngere Fachkräfte bringen andere Werte und Managementmethoden mit, Sie suchen keine jüngere Version Ihres ausscheidenden Mitarbeiters. Wenn Sie aber nicht wissen, was Sie genau suchen, müssen Sie sich auch nicht wundern, wenn Sie niemanden finden.
Verantwortlichkeiten
Neben der Funktionsbeschreibung ist entscheidend, wer die Nachfolge intern verantwortet und mit welchen Mitteln. Drei Fragen helfen bei der Standortbestimmung:
Verfügt Ihre eigene Personalabteilung über die Kompetenz, gezielt nach Nachfolgern zu suchen – oder ist Ihr HR/People & Culture eher administrativ ausgerichtet? Haben Sie ein Mitarbeiterentwicklungsprogramm, das Ihnen erlaubt, bereits auf intern vorbereitete Talente zuzugreifen, und haben Sie das Gespräch mit diesen potenziellen Nachfolgerinnen und Nachfolgern gesucht? Oder ist frisches Blut aus dem Wettbewerb – gerade in einem so vernetzten Markt wie der Logistikbranche – der bessere Weg, sodass externe Unterstützung sinnvoll ist?
Zeitplan
Im Gegensatz zu einer kurzfristigen Kündigung können Sie sich hier frühzeitig organisieren und eine Übergangszeit zwischen ausscheidendem Mitarbeitenden und neuem Stelleninhaber einplanen. Insbesondere bei Spezialisten oder kritischen Funktionen, welche möglicherweise längere Kündigungsfristen haben, lohnt es sich den Suchprozess früh anzustossen. Es kann sein, dass aufgrund der Marktlage oder der Komplexität der Aufgabe der richtige Kandidat nicht sofort verfügbar ist und Sie einen längeren Suchprozess einkalkulieren müssen – oder im «worst case» Ihr Wunschkandidat es sich im Laufe des Prozesses anders überlegt und Sie von vorne beginnen müssen. |
